WhatsApp voor bedrijven
Afwezigheidsbericht instellen in WhatsApp Business
Door Thomas van Zuijlen · · 5 min leestijd
Een afwezigheidsbericht stel je in via de WhatsApp Business-app: Instellingen → Bedrijfshulpmiddelen → Afwezigheidsbericht. Zet het aan, schrijf je tekst, kies wanneer het verstuurd wordt (altijd, buiten werktijden, of een eigen schema) en aan wie. Klaar in vijf minuten. Hieronder de exacte stappen, plus wat zo'n bericht wél en niet voor je oplost.
Stap voor stap: afwezigheidsbericht aanzetten
Dit werkt alleen in de gratis WhatsApp Business-app, niet in de gewone WhatsApp. Heb je die nog niet, download hem dan eerst en koppel je zakelijke nummer.
- Open WhatsApp Business en tik op de drie puntjes rechtsboven → Instellingen.
- Ga naar Bedrijfshulpmiddelen en kies Afwezigheidsbericht.
- Zet de schakelaar Afwezigheidsbericht verzenden aan.
- Tik op het bericht om je eigen tekst te schrijven.
- Kies onder Planning wanneer het verstuurd wordt: Altijd verzenden, Buiten werktijden (dan stel je je openingstijden in) of Aangepaste planning.
- Kies onder Ontvangers naar wie het gaat. Meestal is Iedereen prima, maar je kunt ook bestaande contacten uitsluiten.
- Tik op Opslaan.
De app verstuurt het bericht daarna automatisch bij het eerste binnenkomende appje buiten je ingestelde uren. Naar dezelfde persoon gaat het niet bij elk berichtje opnieuw: binnen dezelfde afwezigheidsperiode krijgt een contact het één keer.
Wat hoort er in een goed afwezigheidsbericht?
De meeste afwezigheidsberichten zijn een dooddoener: "Bedankt voor je bericht, we reageren zo snel mogelijk." Daar heeft niemand iets aan. Een bericht dat wél werkt doet twee dingen. Het geeft een concreet moment waarop je terugkomt ("Je hoort morgen voor 10:00 van me"), en het geeft de klant één nuttige volgende stap zodat de wachttijd niet leeg is. Bijvoorbeeld: "Stuur alvast je adres en om wat voor klus het gaat, dan kan ik het meteen oppakken." Zo verzamel je informatie terwijl je slaapt, en voelt de klant zich serieus genomen in plaats van geparkeerd. Houd het kort, schrijf zoals je praat, en beloof geen reactietijd die je niet waarmaakt. Een bericht dat "binnen een uur" zegt en er acht overheen laat gaan, is slechter dan geen bericht.
Waar een afwezigheidsbericht ophoudt
Een afwezigheidsbericht koopt tijd. Meer niet. Het gesprek staat daarna stil tot jij er weer bent, en dat is precies het lekke moment. Iemand die 's avonds vraagt "wat kost dit ongeveer?" leest "we reageren morgen" en stuurt dezelfde vraag intussen naar de volgende in de zoekresultaten.
Wil je dat het gesprek ook zonder jou dóórgaat, dan heb je iets nodig dat echt antwoordt: een AI-assistent die de vraag begrijpt, doorvraagt en meteen een afspraak inplant. Dat is een andere categorie dan een standaardzin, want zo'n AI-chatbot begrijpt de vraag zelf in plaats van een vast antwoord te plakken. In het overzicht van drie manieren om WhatsApp automatisch te beantwoorden zet ik afwezigheidsberichten, menu-bots en een AI-assistent naast elkaar, met de eerlijke nadelen erbij. Voor veel dienstverleners is het afwezigheidsbericht de logische eerste stap, en de AI-assistent de stap die je zet zodra je merkt hoeveel je 's avonds misloopt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een afwezigheidsbericht instellen in de gewone WhatsApp?
Nee. Automatische berichten zitten alleen in de gratis WhatsApp Business-app. In de normale WhatsApp is er geen ingebouwde optie voor. Je zakelijke nummer overzetten naar WhatsApp Business kan zonder je chats kwijt te raken.
Waarom werkt mijn afwezigheidsbericht niet?
Meestal is er één van drie dingen aan de hand: de schakelaar staat niet aan, je planning staat op "buiten werktijden" terwijl je op dat moment nog binnen je ingestelde uren zit, of het contact kreeg het bericht al eerder in dezelfde periode. Controleer die drie in Bedrijfshulpmiddelen → Afwezigheidsbericht.
Verstuurt WhatsApp het bericht ook als mijn telefoon uit staat?
De WhatsApp Business-app verstuurt afwezigheidsberichten automatisch, maar je telefoon moet af en toe online zijn. Ligt hij een hele dag uit, dan lopen de berichten pas door zodra hij weer verbinding heeft. Gebruik je de WhatsApp Business API via een provider, dan draait dat op een server en speelt je eigen toestel geen rol meer.
Hoe vaak krijgt iemand mijn afwezigheidsbericht?
Eén keer per afwezigheidsperiode, niet bij elk bericht dat diegene stuurt. Appt dezelfde persoon een week later opnieuw buiten je uren, dan krijgt hij het wel weer.